Hygiene- und Kennzeichnungsleitfaden für unverpackt-Läden

Dokumentationspflichten

Bildquelle: pixabay.com

Allgemeine Hinweise

Um im Schadensfall nachweisen zu können, dass das Unternehmen seinen Kontroll- und Reinigungspflichten nachgekommen ist, ist es wichtig, alle Kontroll- und Reinigungsprozesse zu dokumentieren. Dafür sind unterschiedliche Dokumente notwendig, je nach Bereich im Laden. Beispiele für entsprechende Dokumentationsvorlagen und Checklisten: siehe Downloadbereich.

Dokumentationspflichten im Wareneingang

  • Wareneingangskontrolle: Die Ware ist, wenn sie im Laden ankommt, auf beschädigte Transportverpackungen, Verschmutzungen, Kontaminationen, Schädlingsbefall oder verdorbene Lebensmittel zu überprüfen. Dieser Prozess ist zu dokumentieren und die Dokumentation ist mindestens 5 Jahre aufzubewahren.
  • Rückverfolgbarkeit von Ware: Zur Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit ist außerdem zu dokumentieren, wo die Ware herkommt. So ist eine Verknüpfung zur jeweils vorgelagerten Wertschöpfungsstufe (z.B. Produzent, Großhandel) möglich. Die Chargenbezeichnung vom Lieferschein ist am Produkt mitzuführen. Bei verpackter Ware sollte diese auf dem Etikett stehen. Bei loser, unverpackter Ware, die keine solche Etikettierung besitzt, muss ein entsprechendes Etikett mit der Chargenbezeichnung seitens des Ladens beigelegt werden, sodass das Produkt immer einer bestimmten Charge zugeordnet werden kann.

Dokumentationspflichten bei der Lagerhaltung und in Lagerräumen

  • Lagerbedingungen: Wenn Ware gelagert wird, müssen bestimmte, rechtlich geforderte Temperaturen und qualitätserhaltende Lagerbedingungen gewährleistet werden. Es sollten darum entsprechende Soll-Werte für die Parameter „Temperatur“ und „relative Luftfeuchtigkeit“ festgelegt und regelmäßig überprüft werden. Dies ist zu dokumentieren, beispielsweise mit Hilfe eines Dataloggers. Wenn Abweichungen von den Soll-Werten festgestellt werden, ist zu dokumentieren, wie mit der betroffenen Ware verfahren wurde.
  • Rückverfolgung von Ware im Betrieb: Die Verwendung eines elektronischen Warenwirtschaftssystems ist aus lebensmittelrechtlicher Sicht nicht vorgeschrieben. Wenn ein solches System tagesaktuell gepflegt wird, können dadurch aber die Lagerbestände inklusive Daten zu Chargen, Haltbarkeit und Warenfluss im Betrieb dokumentiert und jederzeit aufgerufen werden. Dies vereinfacht auch die notwendige Rückverfolgung von Waren im Betrieb. In jedem Fall wird empfohlen, in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, ob eingelagerte Waren das MHD fast erreicht oder sogar schon überschritten haben und ggfs. alle eingelagerten Waren einer Sichtkontrolle zu unterziehen, um möglicherweise verdorbene Lebensmittel frühzeitig zu identifizieren
  • Reinigung: Die Reinigung der Lagerräume und der dortigen Einrichtung (Regale, Behälter) ist zu dokumentieren. Für Vorlagen für einen Reinigungs- und Desinfektionsplan: siehe Downloadbereich.
  • Schädlingsmanagement: Im Zweifelsfall ist es gut, nachweisen zu können, dass Schädlingsprävention betrieben wurde und man nicht von einem Befall überrascht wurde. Für Vorlage zur Dokumentation des Schädlingsmonitorings und der Schädlingsbekämpfung: siehe Downloadbereich. Alternativ kann die Dokumentation durch einen entsprechenden professionellen Dienstleister erfolgen, der auch für Präventionsmaßnahmen und Maßnahmen im Schadenfall zuständig ist.

Dokumentationspflichten beim Verkauf

  • Die Abgabe von Waren an Endverbraucherinnen und Endverbraucher muss nicht dokumentiert werden.
  • Die Abgabe von Waren an gewerbliche Abnehmer dagegen ist zu dokumentieren, damit die Rückverfolgbarkeit der Waren gewährleistet ist und eine Verknüpfung zur nächsten Stufe der Wertschöpfungskette, z.B. zur Gastronomie, möglich ist. Hierfür wird der Lieferschein, der die entsprechende Chargenbezeichnung des Produktes enthält, doppelt ausgefertigt. Ein Exemplar wird vom Empfänger der Ware unterschrieben und unverpackt-Laden mit fortlaufender Nummerierung abgeheftet. Das zweite Exemplar verbleibt beim Empfänger, der hiermit wiederum die Herkunft seiner Ware sicherstellt.

Aufbewahrungsfristen

Hinsichtlich der Aufbewahrung von Dokumenten, die im Rahmen der Rückverfolgbarkeit erstellten werden, werden durch die Verordnung (EG) Nr. 178/2002 keine expliziten Fristen festgelegt. Folgende Fristen werden jedoch empfohlen:

  • Unterlagen zu leicht verderblichen Produkten mit einem Verbrauchsdatum von unter drei Monaten oder keiner festgelegten Mindesthaltbarkeitsdauer (beispielsweise Obst, Gemüse, nicht vorverpackte Ware), welche direkt an Endverbraucherinnen und Endverbraucher abgegeben werden, sind mindestens sechs Monate ab dem Lieferdatum aufzubewahren.
  • Unterlagen zu Lebensmitteln mit einem Mindesthaltbarkeitsdatum sollten mindestens für die Dauer der Mindesthaltbarkeit plus sechs Monate aufbewahrt werden.

Rückrufe

Wenn durch Lieferantinnen oder Lieferanten Rückrufe veranlasst werden, ist dies ebenfalls zu dokumentieren:

  • Gegenstand des Rückrufs (Artikel, Chargennummer)
  • Datum des Rückrufs
  • Umgang mit betroffener Ware, die der Laden führt

Für Rückrufe, die der unverpackt-Laden selbst veranlasst, siehe „Wasserversorgung, Notfallvorkehrungen und Zusammenarbeit mit Behörden“

Anverwandte Themen

Quellen und Gesetze zu diesem Thema

  • INGENPAß, MARION; KRÄMER, JOHANNES (2007): Hygienmaßnahmen nach HACCP im Naturkost-Einzelhandel. LEITFADEN FÜR DEN GESCHÄFTSALLTAG. Hg. v. Bundesverband Naturkost-Naturwaren Einzelhandel e. V.
  • STANDING COMMITTE ON THE FOOD CHAIN AND ANIMAL HEALTH (2010): Guidance of the implementationof articles 11, 12, 14, 17, 18, 19 AND 20 of regulation (EC) N° 178/2002 on general foodlaw. Online verfügbar unter https://ec.europa.eu/food/sites/ food/files/safety/docs/gfl_req_guidance_ rev_8_en.pdf, zuletzt geprüft am 17.08.2018.

Dokumente und Downloads